Redovisning och bokföring är två begrepp som ofta används som om de vore synonymer. Det är de dock inte. Det finns vissa skillnader mellan de två, som är viktiga att känna till. Den grundläggande skillnaden mellan redovisning och bokföring är att redovisning är ett vidare begrepp.
Vad är bokföring?
Bokföring handlar om att ta hand om fakturor, kvitton och andra underlag som kommer in till verksamheten, eller produceras av verksamheten, och registrera dem. Grundbetydelsen av ordet är att skriva ned alla affärshändelser i en bok. Idag är det dock vanligare att det görs i ett bokföringsprogram. Programmet ska vara anpassat efter de svenska lagarna och reglerna för bokföring, vilket gör att de program som utvecklats i Sverige dominerar på den svenska marknaden.
Det är också viktigt att spara alla verifikationer i sju år, vilket är ett krav enligt bokföringslagen. Bokföringen ska skötas så att en utomstående kan kontrollera företagets bokföring. För att detta ska vara möjligt ska affärshändelserna registreras i registreringsordning (efter datum) i en grundbok, och i systematisk ordning i en huvudbok. Av denna anledning måste varje affärshändelse i bokföringen delas upp på två eller fler konton. Detta är dock enkelt gjort om du använder ett bokföringsprogram.
Med hjälp av bokföringen går det att ta fram aktuella rapporter, som månad för månad kan ge svar på följande frågor:
- Vad blev månadens resultat?
- Hur ser resultatet ut, i jämförelse med föregående månad eller föregående år?
- Vad innebär detta på kort sikt, och hur påverkar det verksamheten på längre sikt?
- Hur mycket pengar kan du ta ut ur företaget?
Bokföringen kan också vara intressant för externa aktörer, däribland Skatteverket, dina kunder, investerare och leverantörer. Om du vill kunna ta lån i framtiden är det viktigt att ha ordning på företagets böcker. Många väljer av denna anledning att ta hjälp med bokföringen, men det är viktigt att komma ihåg att det alltid är du som ägare till företaget som är ansvarig för att böckerna är i ordning.
Vad är redovisning?
I begreppet redovisning ingår, förutom bokföringen, också rapporter och underlag som utgör underlag för beslut om verksamheten. I redovisning ingår också framtagandet av underlag som årsredovisning och deklaration, som företaget ska lämna till myndigheter som Skatteverket. För att sammanfatta kan man säga att redovisning är dokumentationen inte bara av företagets affärshändelser, utan av hela verksamhetens resurshantering.
Man skiljer ofta på intern och extern redovisning. Extern redovisning, som också kallas affärsredovisning, regleras av flera lagar och har till syfte att ge information om företagets ställning och resultat under en avgränsad period till de externa intressenterna. Den interna redovisningen vänder sig till de som arbetar inom företaget, och är därför mer omfattande.
Många förväxlar redovisning och revision. Revision är en granskning av redovisning, som utförs av en auktoriserad revisor. Ett syfte med detta är att ge ett utlåtande om huruvida redovisningen stämmer.
God redovisningssed
Redovisningen styrs av flera lagar, och kraven varierar beroende på hur stort företaget är. Lika viktigt är dock att följa god redovisningssed, som utarbetas av Bokföringsnämnden. För detta utgår nämnden från bokföringslagen och årsredovisningslagen. Det finns skriftliga vägledningar att ladda ned från nämndens webbplats, som anger hur bokföring och redovisning ska göras.
Sammanfattning
Bokföringen ingår i redovisningen, men redovisningen omfattar mer än så. Ett sätt att se på det är att bokföring är insamlande och registrering av finansiell information, medan redovisning är sammanställandet av denna information. Båda är viktiga i ett företag, för att både de som arbetar i företaget, och de som gör affärer med det, ska kunna bilda sig en uppfattning om företagets resultat.
