Hur påverkar det här mitt företag?
Mer information om vad de nya reglerna kommer att betyda för dig och ditt företag kan du få genom att gå på någon av Skatteverkets informationsträffar. Du hittar ett schema för samtliga av dessa här.
Arbetsgivardeklaration på individnivå är redan en realitet för vissa svenska företag, men för de allra flesta träder reglerna om detta i kraft först 1 januari 2019. Från detta datum ska alla företag i Sverige redovisa utbetalningar och skatteavdrag, per person, varje månad. Då är det viktigt att företagets lönesystem är anpassat till de nya reglerna.
I och med de nya reglerna ska inte utbetalningarna till anställda, och inte heller skatteavdragen som görs för varje anställd, tas med i den årliga kontrolluppgiften.
Arbetsgivardeklarationen består av två delar: en del som innehåller uppgifterna som berör arbetsgivaren, och en del där uppgifterna för varje arbetstagare redovisas. Datumen för redovisning och deklaration kommer att förbli desamma som tidigare. Samma uppgifter som lämnas till Skatteverket i arbetsgivardeklarationen ska också redovisas för den anställde, exempelvis i lönespecifikationen.
Syftet med de nya reglerna är att minska fusk med, och undanhållande av, skatter. Genom den nya arbetsgivardeklarationen vill Skatteverket säkerställa att korrekta uppgifter redovisas. Tanken är att fler regelbundna redovisningar ska leda till att eventuella fel upptäcks snabbare. Eftersom deklarationen ska lämnas varje månad kommer löneadministratörer från början av nästa år inte att hamna i situationer där de måste felsöka ett helt år bakåt för att upptäcka fel. Än så länge redovisar majoriteten av Sveriges arbetsgivare de anställdas bruttolön och skatteavdrag i klumpsummor en gång om året, i kontrolluppgiften.
De anställda kommer också att kunna logga in på Skatteverkets tjänst Mina sidor och där se sin sammanlagda inkomst, vilket underlättar för de som har flera arbetsgivare. Uppgifterna kommer också att delas med arbetslöshetskassorna, och med följande myndigheter:
- Försäkringskassan
- Arbetsförmedlingen
- Kronofogdemyndigheten
- Migrationsverket
- Åklagarmyndigheten
På detta sätt kommer arbetsgivare och anställda inte att behöva lämna kontrolluppgifter av olika slag till myndigheterna. De myndigheter som listats kan istället inhämta den här informationen direkt från Skatteverket. Detta minskar administrationsbördan för arbetsgivarna, och gör det samtidigt lättare för myndigheterna att få tillgång till korrekta uppgifter. Vissa uppgifter som tidigare har redovisats behöver inte tas med i de nya deklarationerna. Det gäller bl.a. förmån av fri parkering, samt vilken bilmodell det rör sig om när den anställde ha bilförmån. Avsättningar till pensionsförsäkring, som inte ingår i de ordinarie beräkningarna av lön och skatt, ska även i fortsättningen redovisas i en kontrolluppgift en gång per år.
Lönesystem och arbetsgivardeklaration på individnivå
Skatteverket uppmanar alla företag att uppdatera sina lönesystem, så att de kan hantera arbetsgivardeklaration på individnivå när de nya reglerna träder i kraft. Tanken är att uppgifterna ska överföras från arbetsgivarens lönesystem direkt till Skatteverket. Det kommer dock även i fortsättningen att vara möjligt att lämna in arbetsgivardeklarationen på papper.
Myndigheten har även skapat ett öppet API, som kan utnyttjas av de som skapat sitt eget lönesystem. API:et kan testas redan nu, men kommer att produktionssättas i december 2018.
Många löneprogram har redan idag stöd för arbetsgivardeklaration på individnivå. Några av dessa är:
Observera att de här reglerna gäller alla företag som har anställda. Om du driver ett aktiebolag där du tar ut lön är du din enda anställda, och då ska du lämna in uppgifter för dig själv till Skatteverket. I en förening som betalar ut ersättning som inte är underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgift behöver inte någon arbetsgivardeklaration lämnas in. Där kommer det även i fortsättningen att räcka med den årliga kontrolluppgiften.
1 juli 2018
Reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå börjar gälla för företag med personalliggare, som har 16 anställda eller fler.
17 augusti 2018
Den första redovisningen enligt de nya reglerna sker, för de företag som omfattas av reglerna.
1 januari 2019
De nya reglerna börjar gälla för samtliga arbetsgivare i Sverige.
12 februari 2019
Första redovisningen enligt de nya reglerna, för de arbetsgivare som inte omfattas sedan tidigare.
