Inventarier, förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial är tre begrepp som dyker upp i bokföringen av ett företags inköp, och som kan vara svåra att hålla isär. Genom att ta hänsyn till inköpens livslängd blir det dock enklare.
Inventarier och förbrukningsinventarier
Inventarier är större inköp som ska användas i verksamheten, och inte säljas vidare. Inventarier tas upp i balansräkningen som anläggningstillgångar, och kostnadsförs årligen genom avskrivning. De ska också registreras i ett anläggningsregister, där följande uppgifter ska finnas angivna för varje enskild tillgång:
- Anskaffningsvärde
- Ackumulerade avskrivningar
- Ackumulerade nedskrivningar
- Ackumulerade uppskrivningar
Förbrukningsinventarier är inventarier med kort livslängd, vilket innebär att de inte är tänkta för stadigvarande användning. Enligt definitionen ska de ha en livslängd på maximalt tre år, och vara av mindre värde, vilket innebär att inventarier som kostar upp till ett halvt prisbasbelopp exklusive moms (i skrivande stund ungefär 22 000 kronor), kan kostnadsföras som förbrukningsinventarier. Förbrukningsinventarier avskrivs inte, utan hela kostnaden tas direkt och bokförs i resultaträkningen istället för i balansräkningen.
När inventarier har ett naturligt samband ska de bedömas gemensamt. Det innebär att man i vissa fall tittar på det totala anskaffningsvärdet, snarare än på de enskilda inventariernas pris, för att avgöra om det rör sig om förbrukningsinventarier eller ej. Stolar och bord räknas därför sällan som förbrukningsinventarier.
Om det rör sig om inventarier som ska användas under lång tid, men där anskaffningsvärdet är lägre än ett halvt prisbasbelopp, kan du välja själv om de ska räknas som inventarier eller förbrukningsinventarier.
Skillnaden mellan förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial
I baskontoplanen används kostnadskontot 5410 för förbrukningsinventarier, men det finns även ett konto för förbrukningsmaterial, 5460. Förbrukningsinventarier har som redan nämnts en livslängd på maximalt tre år, men det finns även en undre gräns. Om den förväntade livslängden är kortare än ett år rör det sig inte om en förbrukningsinventarie, utan om förbrukningsmaterial. I denna kategori finns bl.a. toalettpapper och glödlampor. Hit räknas också material som används i tillverkningen av varor, men som inte tillhör själva varan.
Sedan 2014 är förbrukningsinventarier uppdelade på flera konton: ett för förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år, och ett konto för förbrukningsinventarier med en livslängd på ett år eller mindre. Det finns även konton för:
- Övriga förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år.
- Övriga förbrukningsinventarier med en livslängd på ett år eller mindre.
- Övrigt förbrukningsmaterial.
Kom ihåg att det, redovisningsteoretiskt sett, är fel att kostnadsföra utgifter för resurser som inte är förbrukade. Det ger en felaktig bild av din verksamhets ställning och resultat. Det är dock tillåtet, enligt Bokföringsnämndens allmänna råd, att kostnadsföra förbrukningsinventarier direkt, även om det inte är korrekt ur redovisningsteoretisk synvinkel.
