Hur ska ett bra bokföringsprogram vara? Svaret på den frågan handlar till stor del om vilka funktioner programmet har. Vissa är alldeles nödvändiga, andra är kanske inte helt nödvändiga, men praktiska att ha. Vi tipsar om några funktioner som ditt bokföringsprogram bör ha.
-
Möjlighet att spara bokföringen i sju år
Det här är kanske det viktigaste av allt. Bokföringslagen säger nämligen att bokföring ska sparas i sju år. Om ditt bokföringsprogram inte har den här funktionen är det inte möjligt för dig att använda det och följa lagen, då måste du spara bokföringen någon annanstans, utanför programmet. Med tanke på att det finns många program som har denna sparfunktion är det bättre att välja ett av dessa. Underlaget för bokföringen, alltså kvitton, fakturor och andra verifikationer, måste också sparas i sju år.
-
Stöd för filformatet SIE
De flesta bokföringsprogram har stöd för SIE-filer, vilket gör det enkelt att flytta bokföringen från ett program till ett annat. SIE-filer är även lätta för Skatteverket att kontrollera, vilket underlättar om de vill granska din bokföring.
-
Kompatibilitet med Skatteverket
Det är Skatteverket som utövar tillsyn över svenska företag när det kommer till bokföring. När Skatteverket ändrar sina regler eller rutiner är det därför viktigt att bokföringen hänger med. Om du väljer ett webbaserat bokföringsprogram kommer det att uppdateras när Skatteverkets regelförändringar träder i kraft, vilket betyder att du inte behöver bekymra dig om detta.
-
Automatiska rapporter
Det är många typer av rapporter som en företagare ska hålla reda på, och driver du företaget på egen hand kan det kännas övermäktigt att ta fram rätt rapporter. Vilka rapporter du behöver ta fram beror på vilken typ av företag du driver, samt hur stor omsättningen är. I princip alla verksamheter behöver kunna ta fram åtminstone moms-, balans- och resultatrapport samt huvudbok. Många bokföringsprogram kan ta fram dessa rapporter automatiskt, förutsatt att den löpande bokföringen har skötts ordentligt.
Även om du börjar i liten skala kan det kännas tryggt att veta att bokföringsprogrammet har funktioner som gör att det kan växa med din verksamhet. Kontrollera därför när du väljer bokföringsprogram att det kan ta fram de rapporter som du kommer att ha behov av längre fram.
-
Koppling till internetbanken
Många bokföringsprogram kan kopplas till din internetbank. De transaktioner som görs på din internetbank kommer då att registreras i bokföringsprogrammet, vilket minskar risken för fel i bokföringen. Bokföringen kommer därmed också att alltid vara uppdaterad, och ge en korrekt bild av företagets ekonomiska ställning.
-
Möjlighet att skanna kvitton
Att hantera kvitton kan ta mycket tid från annat, som är mer relevant för att uppnå lönsamhet i företaget. Därför är det bra om du med ditt bokföringsprogram på ett enkelt sätt kan fotografera av och skanna kvitton, och registrera dem i programmet. Många program finns i en appversion, så att du kan använda mobilkameran till detta, och därmed snabbt skapa reseräkningar och utläggsrapporter.
-
Fakturering
Kan ditt bokföringsprogram skapa fakturor? Bäst är om det går att skapa elektroniska fakturor som kan skickas direkt till kundens system, och om det också går att ta emot fakturor från leverantörer på detta sätt. Vissa system kan också skicka automatiska påminnelser, om betalningen av fakturan inte kommit in från kunden.
När du letar efter ett bokföringsprogram bör du välja ett som har så många som möjligt av dessa funktioner. Det finns ett flertal som har samtliga. För att hitta ett program som du trivs med, och som du tycker är användarvänligt, bör du utnyttja möjligheten att prova programmet gratis. Många bokföringsprogram har en gratis prövoperiod på upp till två veckor, som låter dig bekanta dig med mjukvaran innan du bestämmer dig.
