Korrekt bokföring handlar inte bara om att följa regler, lagar och god redovisningssed. Det finns också principer att förhålla sig till. Principerna är ofta gamla, och i och med att de har funnits under lång tid har de haft stor betydelse för bokföringens utveckling. Därför är det viktigt att känna till dem.
Konflikter mellan principer
Vissa redovisningsprinciper kan hamna i konflikt med varandra. Det gäller bl.a. väsentlighetsprincipen och post för post-principen. Då får man tänka så här: en post som inte har någon betydelse för att man ska få en bra bild av årsredovisningen kan anses som oväsentlig. Poster kan även anses som oväsentliga om de inte påverkar möjligheten att göra en korrekt bedömning av företagets ställning och resultat.
Väsentlighetsprincipen kan också ta över mot matchningsprincipen när förbrukningsinventarier kostnadsförs i samband med att de köps in, istället för att skrivas av.
Enhetsprincipen
En redovisningsenhet ska vara skild från andra enheter, enligt enhetsprincipen. Det kan låta som en självklarhet, men är det inte alltid när det handlar om enskilda firmor. Företagets redovisning ska vara skild från den privata ekonomin, och händelser i privatekonomin ska inte tas med i företagets bokföring.
Enhetsprincipen gäller även för koncerner, som redovisar varje företag för sig, men även gör en koncernredovisning. I företag som har flera filialer ska varje filial redovisas för sig.
Jämförbarhetsprincipen
För att göra det enkelt att jämföra redovisningen från ett år till ett annat, framför allt med avseende på resultat och nyckeltal, ska redovisningen göras enligt samma principer varje år. Om ditt företag av någon anledning ändrar sin redovisning, och börja presentera redovisningen enligt nya principer (exempelvis med momsen borträknad), bör tidigare års nyckeltal räknas om enligt de nya principerna, så att det fortfarande går att göra jämförelser. Detta kan ske till följd av att bolaget byter koncerntillhörighet, eller när lagar eller regler ändras.
Kontinuitetsprincipen
Enligt denna princip ska det finnas en kontinuitet i balansräkningen. Den utgående balansen för år 1 ska sättas som ingående balans för år 2, så att det skapas en kontinuitet.
Matchningsprincipen
Grunden för denna princip är att kostnader uppstår för att företaget ska kunna förvärva intäkter. Därför matchas kostnader mot intäkter, bland annat vid bokföringen av varulager. Det är detta som är matchningsprincipen.
Intäkter och kostnader ska också matcha varandra under samma räkenskapsår. Detta speglas i när en maskin skrivs av med utgångspunkt den årliga användningen.
Post för post-principen
Varje faktura ska bokföras var för sig enligt post för post-principen, och inte buntas ihop med andra på en och samma verifikation. Delarna som ingår i en redovisningspost ska värderas och bokföras separat. Om en kundfordran exempelvis består av flera obetalda fakturor ska fakturorna bokföras var för sig.
Denna princip gäller inte alltid. Det är tillåtet att göra en kollektiv värdering av homogena varugrupper, som exempelvis varulager.
Neutralitetsprincipen
Den här principen innebär att tillgångar och skulder ska värderas utan att företagets resultat påverkar värderingen.
Kongruensprincipen
Alla intäkter och kostnader ska enligt kongruensprincipen redovisas via resultaträkningen. De kan inte föras direkt till det egna kapitalet.
Väsentlighetsprincipen
Allt som bokförs ska vara väsentligt, och det är onödigt att lägga ned för mycket tid eller arbete på obetydliga poster och värden i bokföringen. Oväsentliga poster får slås ihop med andra poster om det ger en bättre överskådlighet, och samtidigt en rättvisande bild. Det är detta som är väsentlighetsprincipen, och den påverkar klassificeringen av affärshändelser och periodisering.
Periodiseringsprincipen
Denna princip innebär att inkomster och utgifter ska fördelas mellan räkenskapsår så att den del som hör till ett visst räkenskapsår ska redovisas som en intäkt eller en kostnad under det året. Detta kan uppnås genom avskrivningar.
Fortlevnadsprincipen
Ett företag förväntas leva, och verksamheten fortgå, för all framtid. Även om detta sällan är fallet i verkligheten finns det företag som är mycket gamla, även i Sverige. Fortlevnadsprincipen påverkar hur tillgångar och skulder värderas, eftersom de har ett annat värde när de förblir i företaget än när de säljs vidare.
Försiktighetsprincipen
Försiktighetsprincipen innebär att anskaffningen av tillgångar inte ska bygga på osäkra antaganden. Istället ska försiktighet iakttas. Enligt denna princip ska tillgångar inte skrivas upp. Nedskrivningar är däremot tillåtna. Allmänt gäller att tillgångar ska värderas lågt, och skulder högre. Redovisningsenheten måste dock tillämpa den här principen i rimlig grad. Det är inte tillåtet att medvetet undervärdera företagets tillgångar eller bygga upp dolda reserver.
Vidare innebär försiktighetsprincipen att enbart intäkter som konstaterats under räkenskapsåret får tas med. Vid försäljning av varor innebär detta att den kan anses konstaterad när leverans och fakturering har skett, och det är sannolikt att leveransen ger rätt till betalning. Förluster som inte var kända på bokslutsdagen ska finnas med i årsredovisningen om de hör till det gångna räkenskapsåret, och om de var kända innan årsredovisningen gjordes.
Realisationsprincipen
Realisationsprincipen innebär att resultatet endast får omfatta intäkter som har konstaterats under räkenskapsåret. Intäkter från försäljning av varor ska redovisas när följande villkor är uppfyllda:
- Risker och rättigheter förknippade med varan har övergått till kunden.
- Det är sannolikt att betalning kommer att erhållas.
- Inkomster och utgifter kan beräknas tillförlitligt.
Lägsta värdet-principen
Denna princip utgår från försiktighetsprincipen, och innebär att omsättningstillgångar ska värderas till det värde som är lägst av anskaffningsvärdet och det reella värdet.
Bruttoredovisningsprincipen
Enligt bruttoredovisningsprincipen får en tillgång inte kvittas mot en avsättning eller skuld, och intäkter får heller inte kvittas mot kostnader. Undantag får göras, om det finns en orsak till avvikelsen bidrar till att årsredovisningen bättre uppfyller krav på överskådlighet, rättvisande bild och god redovisningssed. Om så är fallet ska endast den del som inte får kvittas tas med i balansräkningen.
