Sedan 26 mars i år går det att lämna in årsredovisningen digitalt. Tidigare har Bolagsverket scannat de årsredovisningar som kommit in, och summorna har matats in manuellt av de som har sålt dessa uppgifter vidare. Att skapa en helt digital process minskar risken för fel någonstans i kedjan, och medför också ett flertal besparingar.
Visste du att?
- Om alla årsredovisningar som lämnas in till Bolagsverket årligen staplades på varandra skulle stapeln bli lika hög som tio Kaknästorn.
- De digitaliserade årsredovisningarna är första steget i projektet Smart Government, där de nordiska länderna samarbetar om att göra finansiella data tillgängliga för myndigheter och privata aktörer. Det finns beräkningar som visar att projektet kan skapa ett nyttovärde på tio miljarder euro.
Digitala årsredovisningar kan lämnas in av mindre aktiebolag, som följer regelverket K2. TIll antalet är dessa 340 000, vilket innebär att de utgör majoriteten av svenska aktiebolag. Nästa vår, alltså 2019, kommer det också att bli möjligt för större aktiebolag, som omfattas av K3-regelverket, att lämna in sina årsredovisningar på detta sätt.
Uppdraget att införa en digital tjänst för inlämning av årsredovisningar gavs till Bolagsverket av regeringen 21 juli 2016. Andra myndigheter som har varit inblandade i projektet är Bokföringsnämnden, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån och Finansinspektionen. Ekonomistyrningsverket, Riksarkivet, samt programvaruleverantörer och branschorganisationer har också kommit med synpunkter på arbetet.
-
Processen
Att ta fram en digital årsredovisning och revisionsberättelse går till på ungefär samma sätt som tidigare. Elektronisk signering av dokument kommer dock att bli vanligare. Det kommer även i fortsättningen att vara viktigt att arkivera bokföringen i sju år.
-
Dokumenten
De dokument som ska lämnas in till Bolagsverket är elektroniska avskrifter av årsredovisning och revisionsberättelse. Dessa ska skickas in i iXBRL-format. För att göra detta krävs programvara som är certifierad av Bolagsverket.
-
Fördelar
De flesta företag har redan idag digitaliserat stora delar av sin bokföring. Att då kunna lämna in en elektronisk årsredovisning och revisionsberättelse innebär att detta moment knyts närmare den dagliga bokföringen, och integreras i samma flöde. När alla 530 000 företag i Sverige som lämnar in årsredovisning och revisionsberättelse gör det på digital väg innebär det en stor besparing inte bara i form av papper. Transporterna minskar också, och det finns inte samma behov av förvaringsyta.
-
Uppladdningen
En person som utses av företaget, ofta en redovisningskonsult, blir ansvarig för att ladda upp iXBRL-filen till företagets eget utrymme, som Bolagsverket tillhandahåller, innan det hämtas in av myndigheten. Vd eller styrelseledamot måste först signera fastställelseintyget med sitt Bank-ID för att det ska bli tillgängligt för Bolagsverket.
Vilka bokföringsprogram tillåter digital årsredovisning?
Antalet bokförings- och redovisningsprogram som klarar av att skapa och skicka iXBRL-filer ökar hela tiden, eftersom det vore att lämna walk-over till konkurrenterna att inte ha med denna funktionalitet. I skrivande stund har följande bokföringsprogram stöd för detta, men nya tillkommer hela tiden.
