Bokföringen är ett viktigt moment för den som driver ett företag. Det går att ta hjälp av en konsult eller en redovisningsbyrå, men som företagare är du alltid ansvarig för din bokföring. Genom att följa bokföringen, och inte minst titta på viktiga nyckeltal, minskar du risken för obehagliga överraskningar i din firma.
Att bokföra är inte svårt, om du gör rätt från början. I den här artikeln går vi igenom fem punkter som hjälper dig att sköta din bokföring korrekt.
1. Du bokför för din egen skull, inte för myndigheternas skull
Det finns krav i lagen på att du ska kunna uppvisa en korrekt bokföring, men detta är inte det främsta skälet till att du ska bokföra. Bokföringen är framför allt ett verktyg som ger dig ökad kännedom om din egen verksamhet, och hjälper dig att nå lönsamhet.
2. Bokföring är en färskvara
Om du ska ha nytta av din bokföring måste den vara färsk. Om du anlitar en traditionell redovisningsbyrå bör du ha som rutin att lämna in din bokföring till byrån under den första veckan i varje ny månad. Då får du tillbaka informationen om föregående månad så snabbt att du kan använda den för att vidta åtgärder i verksamheten, om det skulle behövas. Om du istället sköter redovisningen själv bör du också ha den klar första veckan i en ny månad.
3. Sätt upp dagliga rutiner för din bokföring
Gå igenom kvitton och fakturor varje dag, så att de inte blir liggande. Om du hanterar en kassa bör du också stämma av den regelbundet, men det är inte säkert att det behöver göras dagligen, det beror på hur stora summor du hanterar. Registrera underlagen efter datum i en pärm, så blir det lättare att hålla ordning på dem. Stäm av en gång i månaden, så att varje transaktion på företagets konto också har ett underlag i pärmen.
Alla affärshändelser ska bokföras så att de kan presenteras både i registreringsordning i grundboken, och i systematisk ordning i en huvudbok.
4. Använd BAS-kontoplanen
Det är inget krav på att använda BAS-kontoplanen, men eftersom den blivit standard bland svenska företag är det absolut enklast att använda den. Dessutom är myndigheterna väl införstådda med planen.
5. Använd inte för många konton
BAS-kontoplanen är skapad för att kunna användas av alla företag i Sverige, oavsett storlek. Därför innehåller den ett stort antal konton, men ett litet företag har inte användning för särskilt många av dem. Även om planen är ett värdefullt verktyg bör du inte använda för många av de konton som finns i planen. Det är t.ex. inte alltid nödvändigt att bokföra kostnader för el, värme, vatten m.m. på separata konton. I de flesta fall räcker det att använda konto 5000, lokalkostnader.
Även om du bör göra bokföringen för din egen skull, finns det även andra som kan vara intresserade av böckerna.
- Leverantörer kan vara intresserade av framför allt resultaträkning och balansräkning när ditt företag ber om förlängd kredittid. De ger en bild av hur företaget mår.
- Banken kan också vara intresserad av bokföringen när du ansöker om lån.
- Skatteverket vill se redovisning av moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminärskatt, vilket finns i skattedeklarationen.
