Swish har blivit nästan lika vanligt som kontanter när det handlar om betalningar mellan privatpersoner: betydligt smidigare än kort eller banköverföringar. Därför är det inte konstigt att allt fler näringsidkare också erbjuder kunderna möjligheten att betala via Swish. Det är dock inte alla som vet hur detta ska redovisas i bokföringen.
Fakta om swish
- I oktober 2018 gjordes 35 701 863 betalningar via swish
- Swish har 6 674 036 privatanvändare i Sverige
- 177 686 svenska företag använder swish
- 3020 handlare i Sverige använder swish
- 68 % av svenskarna swishar varje månad
(källa: https://www.getswish.se/sv-press/statistik/)
I den här artikeln går vi igenom hur du bokför och redovisar inbetalningar som du får när kunderna swishar dig. Men vi börjar med att besvara en fråga, nämligen: vad är swish?
Vad är swish?
De flesta tror nog att de vet vad swish är, men det är långt ifrån alla som känner till den ekonomiska, juridiska och tekniska bakgrunden. Därför tar vi det från början.
Swish är en app för överföring av pengar, som lanserades i december 2012 av företaget Getswish AB. Bakom Getswish står sex svenska banker: Danske Bank, Handelsbanken, Länsförsäkringar Bank, Nordea, SEB och Swedbank (med sparbankerna). Även Skandiabanken, ICA-banken, Sparbanken Syd, Forex Bank och Ålandsbanken erbjuder Swish.
För att kunna erbjuda Swish måste en bank ansluta sig till Betalningar i realtid, en tjänst som hör till Bankgirot och kan hantera transaktioner snabbt, oavsett tid på dygnet. Detta system har en öppen infrastruktur, vilket gör det möjligt för banker och andra aktörer att skapa egna erbjudanden.
Swish för företag
Sedan sommaren 2014 kan företag ta emot swishbetalningar. För detta används särskilda nummer, som börjar på 123. Sedan januari 2017 går det också att ta betalt med swish i nätbutiker, något som är säkrare för kunden än att betala med kontokort.
Om du som företagare tar betalt via swish är det viktigt att du redovisar och verifierar transaktionerna korrekt. Reglerna om kassaregister som finns i Skatteförfarandelagen jämställer swish med kontanter och kontokort. Om betalningarna med dessa betalmedel överstiger fyra prisbasbelopp (182 000 kr år 2018) måste företaget ha ett certifierat kassaregister. Det är en förutsättning för att kunden ska kunna få ett kvitto eller verifikat. Bekräftelsen som kunden får i appen efter att ha betalat med swish räcker inte som verifikat.
På kvittot som kunden får ska det framgå vilket betalningsmedel som har använts. Därför ska knapparna på kassaregistret programmeras så att det finns en knapp för varje betalsätt som företaget erbjuder kunderna.
Att bokföra swishbetalningar
En swishbetalning behöver inte bokföras förrän upp till 50 dagar efter utgången av den kalendermånad eller det kvartal då betalningen skedde. Det exakta antalet dagar beror bl.a. på företagets omsättning: om det rör sig om ett mycket litet företag kan bokföringen vänta till 60 dagar efter räkenskapsårets utgång. Verifikationerna måste dock hållas ordnade i väntan på att bokföringen sker. Digitala verifikationer, och sammanställningar över swishbetalningar som tagits emot, måste sparas i digital form.
Eftersom swishbetalningar i de flesta fall rör små belopp räcker det i de flesta fall med en förenklad faktura som verifikation. Denna ska innehålla följande information:
- Utskriftsdatum
- Identifiering av försäljning
- Typ av vara eller tjänst som har sålts
- Momsbelopp eller skattesats
Det ska också framgå vilket betalmedel som har använts.
Ett alternativ är att skriva ett kvitto för hand. Du kan då utgå från en fakturamall, och fylla i de uppgifter som krävs för att verifikationen ska räknas som en förenklad faktura. Sätt sedan in fakturan i pärmen där du har dina andra verifikationer.
Om du driver en verksamhet där du har många små transaktioner, på kanske tio kronor styck, behöver du inte skapa en ny faktura för varje transaktion. Istället kan du använda en gemensam verifikation, som visar den sammanlagda försäljningen under en dag. Detta liknar sättet som den kontanta kassan bokförs på. Du måste dock fortfarande bekräftelserna för varje enskild transaktion, som underlag till den enskilda verifikationen.
En gemensam verifikation ska innehålla uppgifter om när köpet är gjort, vad den avser, vilket belopp som betalats och dem som är köpare. Det sistnämnda behöver dock inte framgå av verifikationen om detta är “förenat med svårigheter”.
Vilka konton ska användas när jag bokför en swishbetalning?
Försäljning som betalas med swish ska bokföras på precis samma sätt som försäljning mot kontant betalning.
Om du säljer en vara för 1250 kronor (inklusive moms) och får betalt via swish ska det bokföras på följande sätt:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3051 Försäljning varor inrikes | 1000 | |
| 2611 Utgående moms* | 250 | |
| 1930 Företagskonto (bank) | 1250 |
Om du säljer en tjänst för 1250 kronor (inklusive moms) och får betalt via swish ska det bokföras på följande sätt:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3010 Försäljning tjänster inrikes | 1000 | |
| 2611 Utgående moms* | 250 | |
| 1930 Företagskonto (bank) | 1250 |
*beroende på momssats kan även konto 2621 eller 2631 användas.
Bokföra swish i bokföringsprogram
Att bokföra swishbetalningar i ett bokföringsprogram är inte särskilt svårt. Även om de flesta bokföringsprogram inte har stöd för att bokföra swish går det att bokföra betalningarna som kortbetalningar. Så fungerar det exempelvis i Visma.
Om du använder Speedledger kommer pengarna in i autokonteringen precis som en vanlig inbetalning. Kundens och säljarens swishnummer kommer med i kontoutdraget och i bokföringen. Om du har många transaktioner per dag bör du skapa ett eget konto för swishbetalningar, och köpa till tillägget e-dagsavslut.
