Det är inte bara företag som kan ha användning för mjukvara för bokföring och redovisning. Det gäller inte minst ideella föreningar. Ett bra bokföringsprogram kan göra kassörens arbete betydligt enklare, men det är viktigt att välja ett program som fungerar bra just för föreningar.
I en ideell förening arbetar alla i de flesta fall ideellt, så även kassören. En kassör sitter också på sin post i några år, och lämnar sedan över till någon annan. Därför är det viktigt att programmet är lätt att lära sig, och där bokföringen enkelt kan överlämnas från en kassör till nästa.
Går det att fakturera med programmet?
I de flesta föreningar spelar medlemsavgifterna en viktig roll, eftersom det är dessa som ger de medel som är nödvändiga för att driva föreningens verksamhet. Att kunna skapa och följa upp fakturor eller avier är viktigt för att få in medlemsavgifterna.
I de flesta föreningar betalar alla medlemmar samma medlemsavgift, möjligen med undantag för pensionärer och studenter. Då underlättar det om det är möjligt att skapa ett flertal fakturor samtidigt, och också möjlighet att se vilka fakturor som betalats.
Kostnaden för programmet
Ett bra bokföringsprogram bör ses som en investering, eftersom det kan frigöra mycket tid i föreningens arbete. Vissa program kan dock vara för dyra för en liten förening. Det är också viktigt att tänka på att inte bara priset, utan även prismodellen, skiljer sig åt mellan olika leverantörer. Vissa bokföringsprogram har en fast kostnad, där allt ingår. Andra har en grundkostnad, och sedan väljer du till de funktioner du vill ha.
Olika leverantörer har olika villkor för sin support: hos vissa ingår supporten i kostnaden, hos andra är det en funktion som ni köper till. Viktigt att tänka på är att ni troligen kommer att ha användning av supporten, inte minst när en ny kassör har tagit över.
Att köpa ett program utan att ha provat det först rekommenderas inte. Som tur är erbjuder många leverantörer en gratis prövoperiod, på upp till två veckor. Två veckor kan låta som en lång tid, men som alla som varit kassörer i en ideell förening vet har man inte tid varje dag till att sköta föreningens ekonomi. Om du är kassör kommer du inte ha samma tid att arbeta med programmet, och lära känna det, som den som använder samma program i sitt företag.
Tänk på det här när du väljer bokföringsprogram till en ideell förening
- Kan flera användare få tillgång till bokföringen? Om ni har en revisor eller redovisningskonsult kanske hen också vill titta på er bokföring.
- Hur ser möjligheterna till import och export ut? Går det att importera och exportera SIE-filer?
- Om ni tidigare har skött bokföringen analogt, kan ni lägga in ingående balans manuellt i programmet?
- Fungerar systemet med den bokföringsmetod ni använder i föreningen? Och kommer det att fungera om ni i framtiden byter bokföringsmetod?
- Kan ni ha ett medlemsregister i bokföringsprogrammet, så att det är enkelt att veta vilka ni ska skicka fakturor till?
De flesta bokföringsprogram är idag webbaserade, vilket har flera fördelar. Det är bl.a. enkelt att återuppta bokföringen om den dator som använts blir stulen eller slutar fungera. En förening som har känsliga uppgifter om sina medlemmar, exempelvis en kvinnojour eller en intresseförening för personer som lider av en viss sjukdom, kan dock tycka att det känns osäkert att lagra uppgifter om medlemmar online. Det är dock viktigt att veta att data är säkrare i molnet än på en dator, åtminstone om det rör sig om ett modernt och säkert bokföringsprogram där uppgifterna skyddas med tvåfaktorsautentisering.
