Med undantag för bokföringsbyråer finns det inga företag som grundats med syftet att bokföra. De flesta entreprenörer vill fokusera på verksamhetens kärna, som kan vara att bygga hus, rita hus, utföra konsulttjänster eller något helt annat.
Inget bolag kommer dock undan bokföringen. Många ser den som ett nödvändigt ont, men det finns mycket som du som entreprenör kan göra för att göra din egen bokföring lättare, snabbare och smartare.
1. Använd en molntjänst
Om du använder en molntjänst kan du bokföra var du än befinner dig, så länge du har en internetuppkoppling. Blir du av med datorn innebär det också att du inte blir av med bokföringen.
2. Använd de funktioner du behöver
Det finns bokföringsprogram med funktionalitet för stora koncerner, och det finns bokföringsprogram som även har funktioner för fakturering, lönehantering och mycket annat. Välj dock inte bokföringstjänst efter antalet funktioner, utan välj det program som har de funktioner du behöver. Många program går också att bygga ut med kompletterande moduler, när du har behov av ytterligare funktioner. Titta därför inte bara på vad du behöver nu, utan även på vad du kan behöva i framtiden, när du ska välja bokföringsprogram.
Det finns gratisprogram för bokföring, och ett sådant kanske kan fungera för dina behov. Men gratistjänsterna har sällan bra support. Det är därför oftast bättre att välja en betaltjänst där du kan få hjälp när du kör fast, vare sig problemet är programmet i sig eller krångliga regler för bokföring, skatter eller något annat.
3. Bokför direkt
En fördel med att använda dig av en molnbaserad bokföringstjänst är att du kan använda din mobil till att fotografera av kvitton och andra verifikationer, och bokföra dem med en gång. På detta sätt riskerar du inte att dina kvitton blir liggande obokförda, något som annars ofta händer. Genom att bokföra digitalt blir dina kvitton också automatiskt sorterade.
Kom ihåg att du inte kan göra dig av med dina kvitton efter att du fotograferat dem. Du måste spara alla dina verifikationer (papper som bekräftar affärshändelser) i sju år.
4. Automatisera
Välj en bokföringstjänst som kan sköta de administrativa delarna av bokföringen åt dig. Hit hör exempelvis att bokföra på rätt konto i kontoplanen. På detta sätt sparar du inte bara tid, du minskar också risken för fel till följd av den mänskliga faktorn. När du sedan ska göra bokslut, eller ta fram arbetsgivar- och momsrapporter, kan du enkelt ta fram dessa med hjälp av programmet.
5. Håll koll på datumen
Vet du när du ska betala in din debiterade preliminärskatt? Eller när du ska skicka in din momsdeklaration? Det är många datum att hålla reda på för den som driver ett företag, men även här kan det digitala vara till hjälp. Sätt upp påminnelser för alla viktiga datum, och skapa automatiska betalningar för exempelvis preliminärskatt till Skatteverket.
6. Stäm av bokföringen ofta
Om du är registrerad för moms, med momsperiod månad, kvartal eller år, är det bra att göra en avstämning innan du stänger och rapporterar din period. Detta är en bra idé även för dig som inte är registrerad för moms: gör regelbundna avstämningar i din bokföring, och “lås” perioderna mentalt.
7. Rätta snabbt till felen
Det kommer att bli fel i bokföringen ibland. Därför bör du antingen stämma av, eller automatiskt synka ditt bankkonto varje gång du bokför. På det sättet ser du om du bokfört alla affärshändelser under den aktuella perioden.
8. Fråga!
Det är inte bara i bokföringstjänstens support som du kan få hjälp. Det finns många fora på nätet, grupper på Facebook och andra sajter där du kan ställa frågor och få svar. Kom ihåg att frågor inte är ett tecken på dumhet – snarare tvärt om.
