Sedan mars 2018 går det att lämna in årsredovisningen digitalt. Nu öppnar Bolagsverket för att det kan bli obligatoriskt för aktiebolag som följer K2- eller K3-regelverket att göra detta. Regelförändringen kommer i så fall att börja gälla 1 januari 2021.
Bolagsverkets planer framgår av delrapporten Uppdraget att utveckla tjänsten för digital inlämning av årsredovisningar m.m. för alla företagsformer. Där gör myndigheten bedömningen att det ska bli möjligt för företag som följer regelverket K2 eller K3 att lämna in årsredovisningen digitalt från det räkenskapsår som inleds 1 januari 2021.
31 januari i år hade ungefär 7000 företag valt att lämna in sin årsredovisning digitalt. Det var färre än i Bolagsverkets prognos. Samtidigt spår myndigheten i sin rapport att användandet av dessa tjänster kommer att öka, i takt med att fler programvaror får stöd för digital inlämning.
Ett syfte med införandet av digital redovisning är att information då kan återanvändas. Flera myndigheter får tillgång till informationen, och företaget behöver bara lämna den en gång. För att detta ska fungera krävs att en gemensam standard, som XBRL eller iXBRL, används.
Stöd för digital inlämning för företag som följer K2-regelverket har funnits sedan 26 mars 2018. Sex programvaruleverantörer har anslutit sig till tjänsten, och ytterligare sju stycken har slutit avtal med Bolagsverket, och planerar att erbjuda sina kunder möjligheten möjligheten att lämna in årsredovisningen digitalt. Under detta år kommer tjänsten därför att öppnas för flera kunder.
17 december publicerades taxonomin för regelverket K3, och från detta datum kunde programvaruleverantörerna börja anpassa sina programvaror för de aktiebolag som följer detta regelverk. Bolagsverket kan ta emot dessa årsredovisningar från och med 9 februari i år, men inte från företag som också ska lämna in koncernredovisning enligt K3. Bolagsverket rekommenderar dock svenska revisorer att använda den digitala tjänsten redan nu.
Uppgiften att öka användandet av tjänsten
Eftersom inte lika många bolag lämnade in sin årsredovisning digitalt som Bolagsverket hade förutsett, har myndigheten i samarbete med programvaruleverantörer och intresseorganisationer identifierat områden där insatser skulle förenkla för företagarna och göra hela årsredovisningsprocessen digital.
Tre förenklingsområden har identifierats:
- Kvalitetskontroller innan årsredovisningen lämnas in. Företagare vill vara säkra på att den årsredovisning de lämnar in är korrekt, och de vill framför allt att redovisningen kontrolleras innan de klickar på inskickning. Därför är ett av Bolagsverkets fokusområden att tillsammans med programvaruleverantörerna utveckla funktioner för automatisk kvalitetskontroll av årsredovisningen i samband med att den upprättas.
- Digital underskrift av årsredovisningen. Detta är inte möjligt idag, vilket innebär att företagen måste spara en kopia av årsredovisningen på papper. Genom att göra hela kedjan digital – inklusive underskriften – blir processen enklare för företagarna, och fler kommer enligt Bolagsverkets förhoppningar att lämna in sin årsredovisning digitalt. För att detta ska bli möjligt måste dock programvaruleverantörerna erbjuda funktionalitet för digitala underskrifter, och Bolagsverkets arbete kommer att inriktas på att i samråd med mjukvaruutvecklarna ta fram metoder för detta.
- Förenkla ombudens arbete. Många företagare tar hjälp av ombud för att upprätta och skicka in årsredovisningen. För att upprätthålla kontroll över hela kedjan vill ombuden kunna lämna in årsredovisningen digitalt, precis som de idag lämnar in den i pappersform. Av denna anledning kommer Bolagsverket att undersöka vad som krävs för att ombuden ska kunna skriva under fastställelseintyget och skicka in årsredovisningen. Myndigheten utreder också, med stöd från Vinnova, möjligheterna för en nationell behörighetslösning, något som efterfrågas av både företagare och ombud.
Även revisorer har kommit med förslag, eftersom de vill se en lösning där de kan vara säkra på att revisionsberättelsen fogas till rätt årsredovisning när den lämnas in digitalt.
För att öka kännedomen om möjligheten att lämna in årsredovisningen digitalt kommer Bolagsverket att arbeta med riktade kommunikationsinsatser, utformade mot olika grupper av företagare.
Blir det ett obligatorium?
Bolagsverket aviserar att det kan bli aktuellt med ett obligatorium för digital inlämning av årsredovisningar. Innan detta införs måste dock antalet inlämningar öka. För andra företagsformer än K2 och K3 kommer ett obligatorium inte att bli aktuellt under de närmaste åren, eftersom det anses att kostnaden för att ta fram taxonomier inte står i proportion till nyttan.
Regeringen har dock satt som mål att samtliga års- och koncernredovisningar ska lämnas in digitalt till Bolagsverket senast 2020.
