Bokföra och redovisa Klarna-betalningar

Det blir allt vanligare att företag erbjuder Klarna som betalsätt. Om du säljer någonting på nätet, till företag eller till privatpersoner, är det ofta en fördel att erbjuda kunderna flera olika betalsätt, av vilka Klarna kan vara ett. Då kan kunderna välja att betala på det sätt de föredrar.

Det är dock viktigt att veta hur respektive betalningsslag ska bokföras och redovisas, så att böckerna blir korrekta. När det gäller Klarna finns det särskilda konton i BAS-kontoplanen.

Varje enskild betalning som görs av någon av era kunder till Klarna kommer inte att betalas till er separat. Alla ordrar under en vecka betalas ut till er i klump, med en fördröjning som är specificerad i ert avtal med Klarna. Om ni enligt avtalet har en veckas fördröjning ser det ut så här:

1. Ni aktiverar era ordrar när ni skickar varorna till kunderna.
2. Det dröjer en vecka, eftersom ni har en veckas betalningsfördröjning.
3. Pengarna betalas ut till ert företag från Klarna.

Underlag från Klarna

Klarna har två typer av bokföringsunderlag: avräkningsnotor och transaktionsnotor. Den förstnämnda skapas dagen innan en utbetalning från Klarna till ert företag görs, och listar alla fakturor under den period underlaget gäller för. Det passar för företag som använder kontantmetoden. Den summa ni får från Klarna hittar ni under Summa utbetalning. Avräkningsnotan skapas under den tredje veckan efter det att ordrarna har aktiverats.

Om ditt företag istället använder fakturametoden är transaktionsnotan ett bättre underlag. Den innehåller alla försäljningar, kostnader, returer och utbetalningar mellan företaget och Klarna.

Ytterligare ett underlag som behövs för att bokföra försäljning med Klarna korrekt är fordransrapporten, som visar Klarnas skulder till företaget. I denna rapport hittar ni även information om aktiverade ordrar som inte har betalats ut ännu, och returer som inte korrigerats mot bolagets bokföringsunderlag ännu.

Slutligen finns en kostnadsrapport, som innehåller information om den totala försäljningen och eventuella returer för en specificerad period. Rapporten kan användas som preliminär beräkning av den kommande utbetalningen, och visar maximalt en tidsperiod om 31 dagar. Eftersom returerna inte har registrerats är summan i rapporten preliminär.

Rapporter från Klarna kan levereras direkt till ert systems FTP-adress, i txt- eller csv-format.

Att bokföra betalningar via Klarna

Ett företag säljer produkter online för 3000 kronor under en dag. Hälften av denna summan betalas på faktura, och hälften betalas med kort. Försäljningen ska då bokföras så här:

Utbetalningen från Klarna ska bokföras så här:

Vissa avgifter från Klarna är momsbelagda, medan andra är momsfria. Kontrollera vad som står på ditt underlag från Klarna.

Många affärssystem kan integreras direkt med Klarna, så att betalningarna kommer in direkt i systemet, där de bokförs automatiskt på rätt konto.