Swish är ett elektroniskt betalmedel, som blivit populärt framför allt i detaljhandeln. Nyligen publicerade Bokföringsnämnden frågor och svar om betalningar med Swish på sin webbplats.
Swish är i normalfallet att jämställa med kontokort, eftersom det i båda fallen rör sig om elektroniska betalmedel.
Om ditt företag använder kassaregister och tillämpar reglerna om gemensam verifikation vid kontantförsäljning ska er gemensamma verifikation bestå av tömningskvitton och kontrollremsor eller journalminnen som omfattar en dags försäljning. En gemensam verifikation ska även innefatta sammanställningar över försäljning mot andra elektroniska betalmedel, som kontokort. Om er bank inte tillhandahåller en separat specifikation som visar era swish-betalningar kan ni använda kontoutdraget från banken sammanställning över betalningarna.
Swishbetalningar ska bokföras vid samma tidpunkt som betalningar med andra elektroniska betalmedel.
Om ditt företag utfärdar kontantfakturor, som kunden betalar med swish, ska ni bokföra denna försäljning på samma sätt som er övriga försäljning, med motsvarande underlag. Varje affärshändelse, i det här fallet försäljning, ska dokumenteras med en verifikation som uppfyller de obligatoriska kraven för en sådan. Ni kan tillämpa regeln om bokföring i sammandrag av likartade affärshändelser under en dag, om ni finner detta lämpligt. Ni måste inte bifoga en sammanställning av de betalningar som gjorts via swish till era verifikationer, men det underlättar när ni sedan ska göra en avstämning mot företagets bankkonto.
Om ditt företag upprättar gemensam verifikation, men inte använder kassaregister, se reglerna lite annorlunda ut. Om kontantförsäljningen avser mindre belopp får reglerna om gemensam verifikation vid kontantförsäljning användas. Om ni inte använder kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa, och omfatta en dags försäljning.
Verifikationen ska även omfatta sammanställningar över försäljning mot kontokort och eventuella andra elektroniska betalmedel. Om er bank inte tillhandahåller en separat specifikation över betalningar som gjorts med swish kan ni även i denna situation använda ert kontoutdrag från banken som sammanställning. Betalningarna ska bokföras vid samma tidpunkt som de betalningar som görs med andra elektroniska betalmedel, som kontokort.
Om ni bedriver handel på nätet, och tar betalt med swish, ska dessa betalningar bokföras på samma sätt som annan försäljning, och med motsvarande underlag. Verifikationerna ska innehålla de obligatoriska uppgifterna för en verifikation, och ni kan tillämpa regeln om bokföring i sammandrag av likartade affärshändelser under en dag.
Om ni inte använder kassaregister, och inte upprättar gemensam verifikation, vid försäljning över disk, ska ni bokföra swishbetalningarna på samma sätt som annan försäljning.
- Om ni upprättar kvitton kan ni använda dessa som verifikation.
- Om ni inte upprättar kvitton kan ni använda bankens specifikation över era swishbetalningar som verifikation.
- Om er bank inte utfärdar specifikationer över era swishbetalningar kan ni använda kontoutdraget som verifikation. Ni kommer då att behöva komplettera varje försäljning med det uppgifter som saknas för att verifikationen ska anses uppfylla lagens krav.
Journalminnen, kontrollremsor och tömningskvitton
Dagens kassaregister har antingen ett elektroniskt journalminne eller en skrivare som skriver ut en kontrollremsa i realtid. Journalminne är det överlägset vanligaste, och spara alla transaktioner. När minnet blivit fullt kan ingen försäljning ske – journalen måste skrivas ut och minnet tömmas, vilket kan ta upp till en timme. För att undvika ofrivilliga pauser i försäljningen är det säkrast att skriva ut journalen regelbundet: efter varje försäljningsdags slut, eller en gång i veckan. När minnet töms skrivs också en z-dagrapport, även kallat tömningskvitto, ut.
