Forskning visar att det tar 25 minuter för hjärnan att “återhämta sig” efter att vi blivit distraherade. Distraktioner är dock en del av småföretagarens vardag. I många fall går mindre än hälften av arbetsdagens timmar åt till företagets kärnverksamhet. Resten läggs på bokföring, administration och liknande uppgifter.
Du kommer aldrig att komma ifrån bokföringen helt och hållet, och den är dessutom ett värdefullt verktyg för att hålla ordning på företagets ekonomi. Däremot kan du effektivisera den, så att du inte behöver lägga lika mycket tid på den. Ett sätt att göra detta är att investera i ett digitalt, molnbaserat bokföringsprogram.
Om du idag använder flera olika system – kalkylblad, databaser och manuella processer – för att sköta företagets bokföring kommer du att kunna effektivisera en hel del genom att gå över till ett sammanhållet system. Även om du har hittat ett sätt att lösa alla problem du stöter på i den företagarvardag kommer du att märka att allt flyter på smidigare när du har det samlat i ett system.
1. Molnbaserade system sparar tid
Med digital fakturahantering, automatiska påminnelser, och integration med andra system (exempelvis ditt företags internetbank) behöver du inte lägga lika mycket tid på den dagliga administrationen.
2. Molnbaserade system är mer kostnadseffektiva
Att investera i ett system ger lägre kostnader än att betala för flera olika. Ett molnbaserat system uppdateras också automatiskt, vilket innebär att ni inte behöver anställa IT-tekniker för att sköta detta.
3. Håll koll på KPI:erna i realtid
Med olika typer av dashboards kan du hålla koll på hur det går för ditt företag, dag för dag och vecka för vecka. I ett stort företag kan alla ha sina egna dashboards, som är relevanta för just deras del av verksamheten.
4. Slipp manuell administration
Med ett molnbaserat bokföringsprogram kan du automatisera flera av de uppgifter som tar tid i manuell bokföring. Dessutom minskar risken för misstag. Återkommande fakturor kan skickas ut automatiskt, och påminnelser kan skickas ut efter ett visst antal dagar. Verifikationer kan hämtas in från din internetbank direkt till bokföringen. Utvecklingen inom artificiell intelligens gör också att programmen blir allt bättre på att bokföra utgifter och intäkter på rätt konton.
5. Flexibelt och tillgängligt
Ett molnbaserat bokföringsprogram är alltid tillgängligt, så länge det finns en internetuppkoppling och en dator, smartphone eller surfplatta. Det innebär att du och dina eventuella anställda alltid har möjlighet att bokföra.
6. Skalbarhet
Ett molnbaserat system är enkelt att skala upp när verksamheten växer. Det är också enkelt att lägga till fler moduler när behovet av dessa uppstår.
7. Säkerhet
När din verksamhets data laddats upp till bokföringstjänsten är den i säkert förvar. Organisationens uppgifter är krypterade, och finns dessutom på flera servrar. Skulle din dator bli stulen kan du enkelt logga in på en ny enhet, och snabbt vara igång med bokföringen igen.
När du implementerat en molnbaserad lösning kommer du att märka att du får mer tid över till företagets kärnverksamhet. Bli inte förvånad om investeringen snabbt visar sig leda till en bättre tillväxt i organisationen. När du fokuserar på kärnverksamheten kan du nämligen göra mer av det du är bäst på.
