Ett löneprogram är gjort för att göra lönehantering och lönefrågor betydligt enklare för företaget istället för att sitta och skapa allting manuellt. Med ett smidigt löneprogram kan man således göra lönekörningar, skriva ut lönebesked och allt annat som har med själva löneprocessen att göra. Löneprogram används därmed hos de flesta större (och mindre) företag.
De lämpar sig utmärkt för att registrera löneutbetalningar för de anställda, göra beräkning av semesterlön och semesterdagar, som underlag och hjälpmedel för personalskatter och för att till exempel skapa övertidsjournaler och kontrolluppgifter. I många fall är löneprogrammen dessutom integrerade med bokföringen, vilket underlättar markant för en stressad företagsledning. De är alltså verkligen en räddare i nöden.
Grunden för ett löneprogram
Det grundläggande för ett löneprogram är registreringen av anställda när en medarbetare börjar eller slutar. Personen läggs till i anställningsregistret och får sitt eget anställningsnummer. Datumen gäller från medarbetarens tillträde eller från den dag denne slutar om det rör sig om uppsägning etc. Även förändringar från heltid till deltid ska tas upp.
I löneprogrammet finns ett stort antal lönearter i ett redan registrerat löneartsregister. Om den löneart man söker inte finns med kan man lägga till en ny, tack vare smidiga funktioner. En löneart har en kod som oftast är tresiffrig och är till för att redovisa belopp, förmåner, ersättningar och frånvaro samt mycket mer.
Det som är bra med ett löneartsregister, precis som det är väsentligt med olika konton i bokföringen, är att dessa lönearter samtidigt är kopplade till bokföringskontona om det är ett integrerat system. Detta gäller både för arbetare och tjänstemän och är viktigt då det automatiskt räknar ut beskattning, huruvida lönen är semestergrundande o.s.v.
Löpande registreringar
Löneprogrammen är av stor vikt då alla registreringar redovisas löpande, vad gäller de anställdas löneutbetalningar. Standardlönebeskeden är något som löneprogrammen är experter på att utforma och med detta så blir det mindre administration över för företaget när lönekörningarna ska ta plats. Efter varje löneutbetalning och registrering kan underlaget sedan användas för kontrolluppgifter, skattedeklaration och bokföringsunderlag.
De löpande registreringarna utgör också ett praktexempel på hur enkelt och smidigt det sedan kan vara för att ta reda på olika statistiska fakta när löneprogrammen i fortsättningen kan användas för att ge information till SCB eller Svenskt Näringsliv. Det är alltså inte bara företaget som får användning för ett löneprogram utan hela samhället.
Löneprogrammen är alltid uppbyggda med ackumulatorer som summerar värden utifrån registreringarna och de sammankopplade lönearterna. Så istället för att sitta och räkna ut hur mycket en anställds bruttolön ska uppgå till eller hur den avdragna skatten respektive semesterskulden ska vara, så hjälper dessa ackumulatorer till att gör alla uträkningar på nolltid.
Jämför olika löneprogram
Olika företag har olika behov, och därför är det svårt att uttala sig om vilket löneprogram som är bäst. Svaret är helt enkelt att det beror på vilken typ av verksamhet det rör sig om, hur många anställda den har, och också hur många som arbetar deltid, om det finns många deltidspensionärer bland de anställda, och mycket annat. Därför är det viktigt att jämföra olika löneprogram innan man kan bestämma sig för vilket som bäst motsvara den egna verksamhetens behov.