Löneprogram

Ett löneprogram är gjort för att göra lönehantering och lönefrågor betydligt enklare för företaget istället för att sitta och skapa allting manuellt. Med ett smidigt löneprogram kan man således göra lönekörningar, skriva ut lönebesked och allt annat som har med själva löneprocessen att göra. Löneprogram används därmed hos de flesta större (och mindre) företag.

De lämpar sig utmärkt för att registrera löneutbetalningar för de anställda, göra beräkning av semesterlön och semesterdagar, som underlag och hjälpmedel för personalskatter och för att till exempel skapa övertidsjournaler och kontrolluppgifter. I många fall är löneprogrammen dessutom integrerade med bokföringen, vilket underlättar markant för en stressad företagsledning. De är alltså verkligen en räddare i nöden.

Grunden för ett löneprogram

Det grundläggande för ett löneprogram är registreringen av anställda när en medarbetare börjar eller slutar. Personen läggs till i anställningsregistret och får sitt eget anställningsnummer. Datumen gäller från medarbetarens tillträde eller från den dag denne slutar om det rör sig om uppsägning etc. Även förändringar från heltid till deltid ska tas upp.

I löneprogrammet finns ett stort antal lönearter i ett redan registrerat löneartsregister. Om den löneart man söker inte finns med kan man lägga till en ny, tack vare smidiga funktioner. En löneart har en kod som oftast är tresiffrig och är till för att redovisa belopp, förmåner, ersättningar och frånvaro samt mycket mer.

Det som är bra med ett löneartsregister, precis som det är väsentligt med olika konton i bokföringen, är att dessa lönearter samtidigt är kopplade till bokföringskontona om det är ett integrerat system. Detta gäller både för arbetare och tjänstemän och är viktigt då det automatiskt räknar ut beskattning, huruvida lönen är semestergrundande o.s.v.

Löpande registreringar

Löneprogrammen är av stor vikt då alla registreringar redovisas löpande, vad gäller de anställdas löneutbetalningar. Standardlönebeskeden är något som löneprogrammen är experter på att utforma och med detta så blir det mindre administration över för företaget när lönekörningarna ska ta plats. Efter varje löneutbetalning och registrering kan underlaget sedan användas för kontrolluppgifter, skattedeklaration och bokföringsunderlag.

De löpande registreringarna utgör också ett praktexempel på hur enkelt och smidigt det sedan kan vara för att ta reda på olika statistiska fakta när löneprogrammen i fortsättningen kan användas för att ge information till SCB eller Svenskt Näringsliv. Det är alltså inte bara företaget som får användning för ett löneprogram utan hela samhället.

Löneprogrammen är alltid uppbyggda med ackumulatorer som summerar värden utifrån registreringarna och de sammankopplade lönearterna. Så istället för att sitta och räkna ut hur mycket en anställds bruttolön ska uppgå till eller hur den avdragna skatten respektive semesterskulden ska vara, så hjälper dessa ackumulatorer till att gör alla uträkningar på nolltid.

Jämför olika löneprogram

Olika företag har olika behov, och därför är det svårt att uttala sig om vilket löneprogram som är bäst. Svaret är helt enkelt att det beror på vilken typ av verksamhet det rör sig om, hur många anställda den har, och också hur många som arbetar deltid, om det finns många deltidspensionärer bland de anställda, och mycket annat. Därför är det viktigt att jämföra olika löneprogram innan man kan bestämma sig för vilket som bäst motsvara den egna verksamhetens behov.

Införskaffning av löneprogram

De flesta löneprogram går att skaffa sig genom prenumeration och det finns en rad kända löneprogramstillverkare som de flesta företag använder sig av. Beroende på om du har en liten enskild firma eller om du har flera anställda så kan vissa löneprogram vara mer eller mindre behjälpliga.

Kostnaden per löneprogram kan variera beroende på antalet anställda man har i företaget och hur omfattande man vill att programmet ska vara. Det genomsnittliga priset brukar ligga runt hundralappen per månad men kan också överstiga flera hundra kronor. Man brukar kunna välja på att betala månadspris eller ett paketpris med inkluderad service ett antal månader.

Det finns även gratis löneprogram att tillgå på marknaden såsom Bokio m.fl. Dessa är inte alltid lika avancerade men passar i regel de flesta företag, oavsett bolagstyp. Du kan även välja om du vill ha ett lokalt installerat löneprogram eller ett molnbaserat, vilket underlättar om du har kontoret på fickan och vill använda mobilen.

Sammanfattning

• Ett löneprogram är ett dataprogram som underlättar lönehanteringen.
• Programmet är ofta integrerat med bokföringen.
• Löneprogram registrerar personalskatter, semesterlön, årsrapporter och annat som har med lönehantering att göra.
• Löneprogrammen medför även en enklare redovisning inför årsboksluten, genom att alltid beräkna intjänade semesterdagar och bidra till rapporteringar för Foras årliga kontroll.
• Exempel på löneprogram är Visma, Speedledger, Fortnox m.fl.

Ska jag välja molnbaserat eller lokalt löneprogram?

Faktum är att de flesta löneprogram går både att använda lokalt eller via molntjänster och därför är detta att rekommendera. Dock går det fortfarande att finna lokala löneprogram som endast är åtkomliga på en viss plats. Fördelen med ett molnbaserat program är att det alltid har backup.

Går det att få en prova på-period?

Ja, för det mesta om du köper ett löneprogram eller väljer att prenumerera på det så brukar det oftast fungera att få en prova på-period under 30 dagar innan du bestämmer dig för att fortsätta eller inte. Detta är ett bra sätt att testa sig fram.

Behöver jag förkunskaper?

De flesta löneprogram är enkelt utformade på ett sätt som kan få den mest ovane att komma igång relativt snart. En bra idé är att köpa ett paketerbjudande med inkluderad service och support om du inte har vanan inne ännu. Då är det bara att ringa så får du svar på alla frågor.

Vilket löneprogram passar till min bolagsform?

Idag är de flesta löneprogram utformade för att passa varje enskild bolagsform. Det betyder att både enskilda firmor och aktiebolag m.m. kan använda sig av dem. Dock är det bra att inte välja ett alltför dyrt löneprogram om man inte har så många anställda.

Går det att köra löneprogrammen i mobilen?

Ja, med många löneprogram kan du välja att skapa lönerna direkt i din mobil. Ett webbaserat löneprogram är därför att rekommendera om du tillhör skaran av människor som föredrar detta sätt. Det finns även appar att ladda ned för att exempelvis skicka och ta emot lönebesked eller göra tidrapportering.